Rode konen

Ik zit met vijf medewerkers van het theater aan tafel. De energie in de ruimte is voelbaar, de wangen zijn gekleurd. Zojuist zijn alle vragen gesteld die de medewerkers hoog zitten. Twee van hen zijn nieuw in de organisatie en hebben een functie die niet eerder bestond.

Participatie

Het gesprek gaat over hoe ze nieuwe activiteiten gaan organiseren met en voor groepen mensen die de weg naar hun wijktheater nog niet hebben gevonden. Oudere mensen die wellicht kampen met gezondheidsproblemen. Religieuze organisaties die wel willen overleggen maar wat daaruit gaat komen, is nog een grote verassing.

Wat is het gewenste resultaat van deze samenwerkingen? Een kwalitatief goede voorstelling die samen is gemaakt? Een goedbezocht festival waarvan het programma samen is bedacht? Is een eerste theaterbezoek of samenkomst ook goed? Wat zijn de verwachtingen van de directie? En is dat haalbaar op de korte termijn met de beschikbare uren?

Structuur

Een heleboel vragen! We doen een poging om te structureren. De verschillen tussen de groepen zijn groot. Sommigen zijn georganiseerd in samenwerkingsverbanden, andere groepen bestaan uit mensen die eerst individueel benaderd moeten worden. Ook verschillen de groepen in de mate waarmee ze bekend zijn met hun theater en de interesse in kunst en cultuur in het algemeen.

Ik stel de vraag: Wat zou er gebeuren als de mate van participatie mag variëren per groep? Als je per groep afspreekt wat de gewenste kwaliteit is? De medewerkers beginnen zich te ontspannen. Dit helpt. Dit geeft ruimte.

De komende weken zullen ze de tijd nemen om ‘hun’ groepen beter te leren kennen. Om te leren welke vragen er leven en wat de behoeften zijn. Ze zullen eerste ideeën voor samenwerking en activiteiten te verkennen. In feite zijn ze hier al mee gestart. Maar nu benoemen we het als fase.

kiezen

We denken de fasering verder uit voor de komende maanden. Belangrijk is om na al deze gesprekjes en kopjes koffie, als collega’s samen keuzes te maken, zeg ik. Met welke ideeën ga je de komende maanden verder? En welke bewaar je voor bijvoorbeeld volgend seizoen of zelfs de nieuwe Cultuurnotaperiode? Nu wordt er gegniffeld. “Dat is niet ons sterkste punt, wordt gezegd. Kiezen vinden we moeilijk. Maar het is wel een prettig idee.” De angst bestaat om heel veel te starten en dat het dan niet goed wordt.

werkwijze

We spreken over de tweede fase waarin ze gaan uitvinden wat -en wie- er nodig is om van de gekozen ideeën een succes te maken. Wat ze kunnen uitproberen om dit te testen. En we stippen kort de laatste fase aan, waarin ze de activiteiten gaan realiseren. Ook dan is het belangrijk om te kijken wat er bij welke groep wel goed werkt en wat niet. Het is tenslotte een leerproces over een andere manier van werken, die de organisatie daarna ook bij andere projecten wil toepassen.

“Ik hoef het dus niet allemaal vooraf te weten. Wat heerlijk om dit in stappen aan te pakken en dit samen te doen.”

De medewerkers zijn opgelucht. De directie is blij met het resultaat. En ik zie wederom hoeveel het oplevert als je de tijd neemt om te reflecteren.